Sungai Petani
10 Mac 2010
Disediakan: Mohd Asri Redha
Bulan lepas saya telah di saman untuk hadir memberi keterangan di Mahkamah Sesyen Sungai Petani. Kes ini melibatkan pertikaian pemilikan tanah di Sik...Saya ada buat satu surat rasmi kepada sebuah syarikat guaman berhubung penerangan kepada tafsiran pemilikan tanah orang bukan melayu di kawasan Tanah Sismpanan Melayu. Surat ini dibuat semasa saya sebagai Pentadbir Tanah Sik dulu...Sebenarnya ianya tidaklah besar sangat dan tidak memberi apa-apa kesan kepada saya dan jabatan.
Namun apa yang saya nak cerita di sini ialah tentang memastikan penulisan surat-surat seperti itu ( penerangan tentang tafsiran sesuatu undang-undang) wajar atau tidak dibuat jika diminta oleh pelanggan kita seperti peguam, orang orang awam dan sebagainya. Setelah saya merenung kembali kes ini dan selepas kembali dari menghadiri memberi keterangan di Mahkamah Sesyen ini rasanya saya telah membuat sedikit kesilapan. Saya tidak sepatutnya menjawab surat-surat atau pertanyaan yang berbentuk penjelasan kepada sesuatu pentafsiran undang-undang terutama yang berkaitan tanah. Sepatutnya persoalan seperti ini saya kena rujuk Pegawai Undang-Undang Jabatan atau Penasihat Undang-Undang Negeri bagi menjawab persoalan undang-undang yang dibangkitkan.. kerana mereka ada kelayakan dan pemahaman yang lebih jelas tentang sesuatu persoalan undang-undang. Nasib baiklah isi kandungan surat yang saya sediakan itu tidak memakan diri ..apa yang tulis itu rasanya betul..kalau tidak ..nanya saya...apatah lagi kalau dengan sekeping surat saya itu ada yang mengalami kerugian wang ringgit dan harta benda.
Ini adalah kerana kalau sesuatu kes itu dibawa ke mahkamah maka mudah bagi mereka untuk menjawab segala perkara yang dibangkitkan. Inilah yang berlaku pada saya semasa memberi keterangan di Mahkamah Seksyen Sungai Petani tempoh hari..Surat yang saya buat itu mudah dan simple sahaja. Tapi bila ke Mahkamah banyak tafsiran undang-undang diminta dari saya untuk dijelaskan yang tidak saya jangka sama sekali....Dari surat saya itu di'rendangkan' lagi kepada persoalan undang-undang yang berkaitan. Nasib baik saya mula tersedar kalau saya terus cuba menjawab soalan-soalan ..saya rasa saya boleh terperangkap dan jawaban saya sendiri kerana saya bukan orang yang arif dengan undang-undang walaupun ada sedikit pengalaman dalam pentadbiran tanah...Hakim juga menyedari hal ini dan akhirnya soalan-soalan yang berbentok pentafsiran undang-undang tidak lagi ditanya.
Pengajaran kes ini ialah berhati-hatilah dalam menyediakan surat-surat rasmi jabatan kerana ia memberi banyak implikasi undang-undang dan tuntutan ganti rugi. Pertanyaan berbentuk tafsiran undang-undang perlu dirujuk kepada yang lebih arif dan ada authoriti untuk menjawabnya. Bagi kita di Pentadbiran Tanah hanya Pegawai Undang-Undang PTG dan YB Penasihat Undang-Undang Negeri saja yang layak menjawabnya...
Terlanjur berbicara tentang penulisan surat rasmi ini saya ingin juga menceritakan tentang hal-hal lain yang berkaitan menulis surat rasmi jabatan ini berdasarkan kepada pengalaman saya bertugas dipelbagai jabatan sepanjang lebih 25 tahun .
Sedar atau tidak sedar sebenarnya banyak kelemahan dan kesilapan yang dikenalpasti semasa menyediakan surat... Saya sendiri mengakui tidak arif sangat tentang hal-hal berkaitan persuratan. Saya saya nak cerita pilah apa yang saya rasa ada kebaikan untuk kita semua mungkin anak-anak buah dapat ambil ini sebagai panduan.
Saya sentiasa mengingatkan anak buah supaya dalam menyediakan surat-surat...ejaan dan ayat kena tengok betul-betul. Kadang-kadang perkataan yang dieja boleh jadi maksud lain disebabkan kesilapan taip... Saya pernah terjumpa surat dari sebuah jabatan yang tersilap menulis ejaan perkataan ' butir-butir'. yang tersilap taip terjadi 'bu*** ' dan pegawai yang tandatangan pula tidak baca betul betul maka jadi makna yang lucah...bayangkan orang yang menerimanya...Jadi tengoklah betul-betul sahabat-sahabat ku sekalian.
Kadang-kadang bos draf surat bagi taip..pegawai yang taip pula betul bendul...kalau dah tidak faham apa yang ditulis..pergilah tanya penulisnya..mungkin boleh ubah dan cadang ayat lain..bagi betul balik..Ini tidak..terus taip saja sampaikan dia sendiri tidak faham apa dia...katalah bos tu percaya 100% terus 'tenyeh'
maka jadilah surat itu macam2..
Sekarang zaman IT..semua guna komputer untuk menaip surat..baguslah kerana cepat sikit sedia surat... Masalahnya ialah kerana terlalu leka ada yang hanya 'copy and paste' saja , lepas tu tidak semak betul-betul pula maka jadilah tajuk surat lain isi kandngan lain. Kes ini banyak sangat saya jumpa...harap-harap tidak terjadi pada saya. Begitu juga dengan surat tuju pada orang yang tidak berkenaan langsung..gara-gara 'copy and paste' . Jadi berhati-hatilah dalam menyediakan surat-surat standard seperti ini...
Kadang-kadang ada ayat yang tergantung...baca tak sedap.. macam ada yang tidak haabis.. Orang bernafas tidak habis..jadi tidak puas. Nak tandatangan pun tidak gamak. Yang ini kenalah ada sedikit kemahiran dalam menyusun ayat..bagi lah ada sedikit seni dalam menulis... bagi lentik elok sikit. Bagi bahasa berbunga elok sikit agar yang menerima dan bacanya tersenyum puas membaca dan menggembirakan orang yang membacanya dan membuat keputusan yang positif yang pada akhirnya penghantar surat itu nanti yang akan dapat faedah dan manfaatnya. Tak salahkan kalau kita buat lagu tu. Janganlah buat ikut lazim ... ikut orang dulu-dulu buat... ada borang-borang yang kalau bacapun dan tengok kita sendiri keliru... kenalah ubah suai sikit kalau dibolehkan.
Format surat yang disediakan perlulah menarik... nanti kalau saya ada kelapangan saya akan scan contoh surat yang dikatakan format yang tidak menarik... Jangan buat mudah tentang format surat.. kalau seorang yang nak terima surat kita tahu ada gelaran, bintang/pingat dan sebagainya kena tulis.. Alamat bagi lengkap.
Kalau lebih sekeping beri no muka surat. ..Setiapa muka surat bagi ada no fail..supaya kita ketahui ianya adalah berkaitan dengan muka surat pertama...Jangan biarkan muka surat 2 hanya ada untuk tandatangan dan nama penghantar sahaja. tanpa dicatatkan no fail atau berkaitan apa. Kalau dibiarkan kosong begitu kemungkinan besar boleh disalah guna orang orang tertentu yang menggunakan tandatangan sah pegawai dan menggantikan muka surat pertama dengan perkara-perkara lain yang orang tertentu ada kepentingan... Ini pernah saya tegor dan cakap kepada anak-anak buah.. namun masih berlaku juga buat surat seperti itu.
Ada yang guna huruf yang kecil..nak baca pun jenuh 'belek'
Saya amat ambil berat akan format surat-surat ini bagi nampak menarik, susunan yang seimbang termasuk format untuk minit-minit mesyuarat yang disediakan... Sebab itu kebanyakan surat-surat yang agak teknikal saya sediakan sendiri dan taip sendiri dan harapan saya nanti anak-anak buah buatlah surat seperti mana yang dibuat sebagai panduan... ada yang ikut dan ada yang masih macam dulu-dulu juga.... susah nak berubah .. Perkara yang penting perlu diberi perhatian ialah dalam menyediakan surat2 kena fikirkan implikasi dari surat yang disediakan..
Ada kes pernah berlaku jabatan terpaksa membayar kos mengadakan sesuatu majlis rasmi yang diatorkan oleh NGO dimana kelulusan perbelanjaan tidak nyatakan jumlah RMnya. Akhirnya bil datang... terbeliak biji mata tengok tuntutan hingga melebihi 1/2 juta RM... Kerana surat rasmi sekeping yang dikeluarkan oleh ketua jabatan yang tidak difikirkana betul-betul implikasinya maka terpaksalah kerajaan tanggung.
Mungkin agak bertentangan dengan ketua jabatan lain..saya lebih suka surat yang disediakan isi kandungannya bagi jelas. Biar panjang sikit tidak apa asalkan penerima memahami sepenuhnya akan surat itu dan tidak terbiar penerimanya tertanya-tanya apa yang perlu dibuat dari surat kita tersebut... Kalau ini berlaku kitapun tertunggu-tunggulah buah yang tidak gugur-gugur. Kadang-kadang kita perlu 'guide' penerima apa yang perlu dibuat.
Ok lah....saya stop kat sini dulu... ada banyak lagi yang nak dicerita fasal isu dan kes surat menyurat ini...nanti bila datang syeh dan nisannya saya akan sambung lagi..cerita saya nipun rasanya ada kesilapan tatabahasa dan maksud... nanti kalau terjumpa saya akan edit lagi. Sebab saya tulis ini terus saja di'netbook' dan terus masuk blog..
Itu tidak cerita lagi fasal surat jemputan yang macam macam... Hantar surat jemputan tapi tidak sebut majlis apa. Tak bagi tau tarikh majlis dan tempat...ada tarikh mesyuarat lain, hari pula lain. ada surat tidak ada tandatangan..kadang-kadang terima surat yang bos dia draf saja..pernah berlaku.. -macam-macam .. puncanya ialah kecuaian, tidak teliti dan tidak ambil berat, tidak pernah ada orang tegor, buat tidak kisah, harap orang lain dan sebagainya.
Jumpa lagi...
Kadang-kadang sedap juga guna bahasa-bahasa surat dari negara jiran kita Indonesia... ayatnya juga lembut dan menarik untuk kita baca.. apa kata sekali sekali kita guna istilah-istilah depa.. maknanya pun sama aje seperti kita.. . klik sahaja alamat blog dibawah ini........
http://contoh-contoh-surat.blogspot.com/
dir
10 Mac 2010
Disediakan: Mohd Asri Redha
Bulan lepas saya telah di saman untuk hadir memberi keterangan di Mahkamah Sesyen Sungai Petani. Kes ini melibatkan pertikaian pemilikan tanah di Sik...Saya ada buat satu surat rasmi kepada sebuah syarikat guaman berhubung penerangan kepada tafsiran pemilikan tanah orang bukan melayu di kawasan Tanah Sismpanan Melayu. Surat ini dibuat semasa saya sebagai Pentadbir Tanah Sik dulu...Sebenarnya ianya tidaklah besar sangat dan tidak memberi apa-apa kesan kepada saya dan jabatan.
Namun apa yang saya nak cerita di sini ialah tentang memastikan penulisan surat-surat seperti itu ( penerangan tentang tafsiran sesuatu undang-undang) wajar atau tidak dibuat jika diminta oleh pelanggan kita seperti peguam, orang orang awam dan sebagainya. Setelah saya merenung kembali kes ini dan selepas kembali dari menghadiri memberi keterangan di Mahkamah Sesyen ini rasanya saya telah membuat sedikit kesilapan. Saya tidak sepatutnya menjawab surat-surat atau pertanyaan yang berbentuk penjelasan kepada sesuatu pentafsiran undang-undang terutama yang berkaitan tanah. Sepatutnya persoalan seperti ini saya kena rujuk Pegawai Undang-Undang Jabatan atau Penasihat Undang-Undang Negeri bagi menjawab persoalan undang-undang yang dibangkitkan.. kerana mereka ada kelayakan dan pemahaman yang lebih jelas tentang sesuatu persoalan undang-undang. Nasib baiklah isi kandungan surat yang saya sediakan itu tidak memakan diri ..apa yang tulis itu rasanya betul..kalau tidak ..nanya saya...apatah lagi kalau dengan sekeping surat saya itu ada yang mengalami kerugian wang ringgit dan harta benda.
Ini adalah kerana kalau sesuatu kes itu dibawa ke mahkamah maka mudah bagi mereka untuk menjawab segala perkara yang dibangkitkan. Inilah yang berlaku pada saya semasa memberi keterangan di Mahkamah Seksyen Sungai Petani tempoh hari..Surat yang saya buat itu mudah dan simple sahaja. Tapi bila ke Mahkamah banyak tafsiran undang-undang diminta dari saya untuk dijelaskan yang tidak saya jangka sama sekali....Dari surat saya itu di'rendangkan' lagi kepada persoalan undang-undang yang berkaitan. Nasib baik saya mula tersedar kalau saya terus cuba menjawab soalan-soalan ..saya rasa saya boleh terperangkap dan jawaban saya sendiri kerana saya bukan orang yang arif dengan undang-undang walaupun ada sedikit pengalaman dalam pentadbiran tanah...Hakim juga menyedari hal ini dan akhirnya soalan-soalan yang berbentok pentafsiran undang-undang tidak lagi ditanya.
Pengajaran kes ini ialah berhati-hatilah dalam menyediakan surat-surat rasmi jabatan kerana ia memberi banyak implikasi undang-undang dan tuntutan ganti rugi. Pertanyaan berbentuk tafsiran undang-undang perlu dirujuk kepada yang lebih arif dan ada authoriti untuk menjawabnya. Bagi kita di Pentadbiran Tanah hanya Pegawai Undang-Undang PTG dan YB Penasihat Undang-Undang Negeri saja yang layak menjawabnya...
Terlanjur berbicara tentang penulisan surat rasmi ini saya ingin juga menceritakan tentang hal-hal lain yang berkaitan menulis surat rasmi jabatan ini berdasarkan kepada pengalaman saya bertugas dipelbagai jabatan sepanjang lebih 25 tahun .
Sedar atau tidak sedar sebenarnya banyak kelemahan dan kesilapan yang dikenalpasti semasa menyediakan surat... Saya sendiri mengakui tidak arif sangat tentang hal-hal berkaitan persuratan. Saya saya nak cerita pilah apa yang saya rasa ada kebaikan untuk kita semua mungkin anak-anak buah dapat ambil ini sebagai panduan.
Saya sentiasa mengingatkan anak buah supaya dalam menyediakan surat-surat...ejaan dan ayat kena tengok betul-betul. Kadang-kadang perkataan yang dieja boleh jadi maksud lain disebabkan kesilapan taip... Saya pernah terjumpa surat dari sebuah jabatan yang tersilap menulis ejaan perkataan ' butir-butir'. yang tersilap taip terjadi 'bu*** ' dan pegawai yang tandatangan pula tidak baca betul betul maka jadi makna yang lucah...bayangkan orang yang menerimanya...Jadi tengoklah betul-betul sahabat-sahabat ku sekalian.
Kadang-kadang bos draf surat bagi taip..pegawai yang taip pula betul bendul...kalau dah tidak faham apa yang ditulis..pergilah tanya penulisnya..mungkin boleh ubah dan cadang ayat lain..bagi betul balik..Ini tidak..terus taip saja sampaikan dia sendiri tidak faham apa dia...katalah bos tu percaya 100% terus 'tenyeh'
maka jadilah surat itu macam2..
Sekarang zaman IT..semua guna komputer untuk menaip surat..baguslah kerana cepat sikit sedia surat... Masalahnya ialah kerana terlalu leka ada yang hanya 'copy and paste' saja , lepas tu tidak semak betul-betul pula maka jadilah tajuk surat lain isi kandngan lain. Kes ini banyak sangat saya jumpa...harap-harap tidak terjadi pada saya. Begitu juga dengan surat tuju pada orang yang tidak berkenaan langsung..gara-gara 'copy and paste' . Jadi berhati-hatilah dalam menyediakan surat-surat standard seperti ini...
Kadang-kadang ada ayat yang tergantung...baca tak sedap.. macam ada yang tidak haabis.. Orang bernafas tidak habis..jadi tidak puas. Nak tandatangan pun tidak gamak. Yang ini kenalah ada sedikit kemahiran dalam menyusun ayat..bagi lah ada sedikit seni dalam menulis... bagi lentik elok sikit. Bagi bahasa berbunga elok sikit agar yang menerima dan bacanya tersenyum puas membaca dan menggembirakan orang yang membacanya dan membuat keputusan yang positif yang pada akhirnya penghantar surat itu nanti yang akan dapat faedah dan manfaatnya. Tak salahkan kalau kita buat lagu tu. Janganlah buat ikut lazim ... ikut orang dulu-dulu buat... ada borang-borang yang kalau bacapun dan tengok kita sendiri keliru... kenalah ubah suai sikit kalau dibolehkan.
Format surat yang disediakan perlulah menarik... nanti kalau saya ada kelapangan saya akan scan contoh surat yang dikatakan format yang tidak menarik... Jangan buat mudah tentang format surat.. kalau seorang yang nak terima surat kita tahu ada gelaran, bintang/pingat dan sebagainya kena tulis.. Alamat bagi lengkap.
Kalau lebih sekeping beri no muka surat. ..Setiapa muka surat bagi ada no fail..supaya kita ketahui ianya adalah berkaitan dengan muka surat pertama...Jangan biarkan muka surat 2 hanya ada untuk tandatangan dan nama penghantar sahaja. tanpa dicatatkan no fail atau berkaitan apa. Kalau dibiarkan kosong begitu kemungkinan besar boleh disalah guna orang orang tertentu yang menggunakan tandatangan sah pegawai dan menggantikan muka surat pertama dengan perkara-perkara lain yang orang tertentu ada kepentingan... Ini pernah saya tegor dan cakap kepada anak-anak buah.. namun masih berlaku juga buat surat seperti itu.
Ada yang guna huruf yang kecil..nak baca pun jenuh 'belek'
Saya amat ambil berat akan format surat-surat ini bagi nampak menarik, susunan yang seimbang termasuk format untuk minit-minit mesyuarat yang disediakan... Sebab itu kebanyakan surat-surat yang agak teknikal saya sediakan sendiri dan taip sendiri dan harapan saya nanti anak-anak buah buatlah surat seperti mana yang dibuat sebagai panduan... ada yang ikut dan ada yang masih macam dulu-dulu juga.... susah nak berubah .. Perkara yang penting perlu diberi perhatian ialah dalam menyediakan surat2 kena fikirkan implikasi dari surat yang disediakan..
Ada kes pernah berlaku jabatan terpaksa membayar kos mengadakan sesuatu majlis rasmi yang diatorkan oleh NGO dimana kelulusan perbelanjaan tidak nyatakan jumlah RMnya. Akhirnya bil datang... terbeliak biji mata tengok tuntutan hingga melebihi 1/2 juta RM... Kerana surat rasmi sekeping yang dikeluarkan oleh ketua jabatan yang tidak difikirkana betul-betul implikasinya maka terpaksalah kerajaan tanggung.
Mungkin agak bertentangan dengan ketua jabatan lain..saya lebih suka surat yang disediakan isi kandungannya bagi jelas. Biar panjang sikit tidak apa asalkan penerima memahami sepenuhnya akan surat itu dan tidak terbiar penerimanya tertanya-tanya apa yang perlu dibuat dari surat kita tersebut... Kalau ini berlaku kitapun tertunggu-tunggulah buah yang tidak gugur-gugur. Kadang-kadang kita perlu 'guide' penerima apa yang perlu dibuat.
Ok lah....saya stop kat sini dulu... ada banyak lagi yang nak dicerita fasal isu dan kes surat menyurat ini...nanti bila datang syeh dan nisannya saya akan sambung lagi..cerita saya nipun rasanya ada kesilapan tatabahasa dan maksud... nanti kalau terjumpa saya akan edit lagi. Sebab saya tulis ini terus saja di'netbook' dan terus masuk blog..
Itu tidak cerita lagi fasal surat jemputan yang macam macam... Hantar surat jemputan tapi tidak sebut majlis apa. Tak bagi tau tarikh majlis dan tempat...ada tarikh mesyuarat lain, hari pula lain. ada surat tidak ada tandatangan..kadang-kadang terima surat yang bos dia draf saja..pernah berlaku.. -macam-macam .. puncanya ialah kecuaian, tidak teliti dan tidak ambil berat, tidak pernah ada orang tegor, buat tidak kisah, harap orang lain dan sebagainya.
Jumpa lagi...
Kadang-kadang sedap juga guna bahasa-bahasa surat dari negara jiran kita Indonesia... ayatnya juga lembut dan menarik untuk kita baca.. apa kata sekali sekali kita guna istilah-istilah depa.. maknanya pun sama aje seperti kita.. . klik sahaja alamat blog dibawah ini........
http://contoh-contoh-surat.blogspot.com/
dir
Kita perluberhati-hati ketika menulis , takut menguris perasaan orang, Walaupun satu perkataan..
ReplyDelete