NOTA CATATAN MAJLIS PERJUMPAAN KHAS PENTADBIR TANAH KUALA MUDA DENGAN SEMUA KAKITANGAN PEJABAT TANAH KUALA MUDA YANG DIADAKAN PADA 20 JANUARI 2011 PADA JAM 2.30 PETANG DI BILIK GERAKAN PEJABAT DAERAH KUALA MUDA
ISU-ISU UTAMA DAN PERKARA YANG DIBERI PERHATIAN OLEH PTD
1. Beliau memohon kerjasama semua kakitangan dalam melaksanakan segala aktiviti di Pejabat Tanah Kuala Muda. Kerjasama dan bekerja sebagai satu pasukan amat penting dalam menjayakan setiap tugas yang dilaksanakan.
2. Beberapa program akan diberi perhatian utama oleh PTD adalah seperti berikut:-
a. ‘Star Rating’ – Perkara diberi penekanan kerana kemungkinan besar pihak MAMPU akan datang membuat penilaian jabatan. Semua pihak seharusnya kena bersedia sepenuhnya dan melengkapkan serta melaksanakan apa-apa yang perlu terutama dalam mematuhi akan peraturan dan arahan-arahan seperti termaktub dalam pekeliling kerajaan negeri dan JPA serta Perbendaharaan.
Tindakan: PPTD 1
b. Pelan Tindakan Strategik PTKM..perlu disediakan dengan lengkap dan secepat mungkin.
Tindakan: PPTD 1
c. Majlis Bersama Jabatan..Mesyuarat perlu diadakan seperti mana yang ditetapkan oleh pekeliling. Apa yang perlu minit yang hendak dihantar hendaklah memberi penekanan kepada tindakan jabatan yang diluar PTKM untuk mengambil tindakan, bukan sekadar bermesyuarat semata-mata seperti tindakan oleh BSM, Pejabat SUK
Tindakan: PPTD 1
c. Jawatankuasa Tadbir Urus Organisasi PTKM..Jawatankuasa ini adalah arahan dari kerajaan negeri yang perlu diujudkan diadakan mesyuarat secara berkala . Perkara utama yang perlu diberi perhatian ialah Jawapan maklumbalas seperti mana format SPRM yang diedarkan kepada semua jabatan. SPRM sendiri telah mengadakan kursus khas bagaimana cara-cara pengisian format tersebut. 7 elemen yang perlu dibincang sebagai agenda utama. Lantikan ‘Desk Officer’ perlu dilantik segera jika belum dilaksanakan dan hanter pada BSM untuk rekod. Begitu juga minit mesyuarat JKTU PTKM perlu dihantar pada BSM untuk rekod.
Tindakan: PPTD III
d. Pelaksanaan Pelan 5S PTKM…Pelaksanaan program ini adalah amat penting kerana sekiranya ianya dapat dilaksanakan dengan sempurna maka akan menimbulkan keceriaan kepada pejabat dan memudahkan segala urusan jabatan serta urusan dokumentasi fail dapat diuruskan dengan baik. Tuan PTD akan memberikan maklumat berkaitan sebagai panduan pelaksanaan.
Tindakan: PPTD II
e. Laman Web PTKM
Promosi perkhidmatan dan jabatan banyak bergantung kepada Laman Web. Pejabat Tanah tidak terkecuali. Tuan PTD mensasarkan untuk mendapatkan penilaian bintang yang tertinggi bagi laman web
PTKM. . Perkara ini perlu diberi perhatian. Pihak MDEC/MSC akan membuat penilaian semula semua laman web jabatan pada akhir bulan Mac 2010 untuk menentukan ‘star rating’ setiap laman web berasaskan kepada criteria-kriteria yang telah ditetapkan oleh mereka. Markah yang diberi oleh MDEC sebelum ini ialah 70 %Yang boleh diletakkan dalam kategorian 3 atau 4 bintang. Namun dari pemerhatian PTD ia masih tidak masih berpuashati dengan Laman Web tersebut terlalu banyak kekurangan. Jawatankuasa berkaitan perlu diaktifkan dan membuat penambahbaikan. Perkara ini perlu disegerakan.
Tindakan: PPTD III/ PPSM
f. Penilaian Kepuasan Pelanggan
Kerajaan negeri telah mengarahkan supaya setiap jabatan membuat penilaian dari segi kepuasan pelanggan menggunakan perkhidmatan jabatan. Borang yang standard telah disediakan dan ianya perlu dilaksanakan sekurang-kurangnya 2 kali setahun. Tuan PTD mencadangkan pelatih-pelatih praktikal di PTKM mengambil ini sebagai satu tugasan dalam latihan
Tindakan: Penolong Pegawai Undang-Undang
3. Teguran Audit
a. Tuan PTD memaklumkan beliau amat ambil berat akan segala teguran audit. Dimana yang boleh segala tegoran audit hendaklah dijawab dan diambil tindakan sewajarnya. Perkara yang sama seharusnya tidak akan dibangkitkan lagi oleh Jabatan Audit jika mereka datang kembali membuat auditan.
Tindakan: Pen. Akauntan/Ketua Pembantu Tadbir (EO)
4. Disiplin Kakitangan
a. Perkara disiplin kakitangan amat diambil perhatian berat oleh PTD. Beliau pohon supaya kakitangan mematuhi segala peraturan-peraturan jabatan dan kerajaan yang telah ditetapkan sebelum ini. Peraturan yang ditetapkan bukan untuk menyusahkan kakitangan tetapi untuk memastikan setiap kakitangan menumpukan usaha kepada kerja yang diarahkan kerana semua dibayar gaji yang mencukupi untuk melaksanakan kerja yang diarah.
b. Penggunaan kad perakam waktu adalah wajib. Tolong ketik kad rakan-rakan adalah satu kesalahan besar dan jika terjumpa pegawai berkenaan akan diambil tindakan disiplin berdasarkan peruntukan yang ada. Kad –kad yang tidak digunakan sewajarnya maka surat tunjuk sebab akan dikeluarkan dan direkod. Sekiranya banyak dan berbaloi kertas laporan tindakan disipln akan dihantar kepada BSM untuk tindakan lanjut. Buku keluar masuk pejabat perlu diaktifkan segera. Setiap kakitangan perlu dan mesti berada di opis sepanjang masa kecuali ada urusan rasmi di luar atau mendapat kebenaran pegawai kanan. PTD akan memanggil pada bila-bila masa setiap kakitangan untuk apa-apa perbincangan.
c. Setiap arahan pegawai-pegawai atasan perlu dilaksanakan segera sepertimana masa yang ditetapkan atau mengikut kepentingan sesuatu urusan yang diperlukan. Kelewatan dan kegagalan melaksanakan arahan akan menjejaskan operasi PTKM. Sekiranya kes seperti ini berulang dan berterusan maka tindakan tatatertib boleh diambil.
Tindakan: Ketua Pembantu Tadbir/EO .
5. Gotong Royong
a. Gotong royong perlu diadakan berterusan agar jabatan tampak kelihatan bersih dan nyaman. Gotong royong dalam erti kata sebenar. Semua kakitangan perlu terlibat. Tidak akan ada lagi ruang-ruang yang menyakitkan mata.
Tindakan: PPTD 2
6. Keceriaan Pejabat
a. Segala papan tanda, panduan-panduan perlu diteliti semula. Yang mana tidak sesuai dan letak ditempat yang tidak sesuai kenalah dibuang. Gambar-gambar dan sebagainya untuk mencantikkan lagi pejabat perlu difikirkan. Bunga-bungaan, susunan meja, susunan fail, penyimpanan fail. Carta organisasi yang lengkap, gambar-gambar kakitangan, ruang menunggu pelanggan, dan sebagainya perlu di rancang sesuatu agar ianya menampakkan keceriaan jabatan. Ini ada kaitan juga dengan program 5S PTKM. Tuan pengerusi mencadangkan menggunakan kaedah-kaedah yang praktikal dan tidak menggunakan belanja yang banyak seperti penggunaan mesin laminate, kad polystril dan sebagainya. Mesin laminate bolehlah dibeli menggunakan peruntukan jabatan.
Tindakan : PPTD 3
7. Kebersihan Pejabat
a. Kebersihan pejabat amat penting. Tidak bersih dan kotor akan mengundang masalah kesihatan dan tikus dan lipas berkeliaran dalam pejabat dan merosakkan peralatan pejabat. Tuan PTD pinta supaya sebarang buangan makanan tidak tidak ditinggalkan dalam pejabat semalamam..Tuan PTD akan meronda sekali sekali setiap tempat kerja kakitangan agar perkara ini dilaksanakan segera. Gambar akan diambil oleh pengerusi. Beliau mahu setiap ruang dan sudut dalam dan luar pejabat sentiasa bersih dan tidak berdebu. PTD akan membuat pemeriksaan sendiri agar arahan ini dilaksanakan segera semua kakitangan tanpa menunggu arahan selanjutnya. Setiap kakitangan perlu tahu tan ggungjawab masing-masing dan menjaga persekitaran masing-masing tanpa ada ‘berkira’
b. Bilik Setor, bilik geran, bilik server, bilik pelan, bilik PPTD, bilik sembahyang, tandas dan lain-lain bilik semuanya perlu dalam keadaan kemas tersusun dan bersih dan ada rekod indek yang mudah dicapai dan dikesan.
Tindakan: PPTD II /Ketua Pembantu Tadbir(EO)
8. Pengurusan Aduan Awam
a. Jabatan banyak menerima aduan dari pelbagai sumber dan cara seperti melalui surat menyurat, melalui telefon, email, laman web jabatan., aduan lisan. Ada aduan atau rayuan yang boleh dikenakan bayaran terutama yang bersifat persendirian seperti yang ditetapkan dalam Aturan Tanah Kedah. Perkara ini perlu diteliti. Satu system pengurusan aduan yang lebih sistematik dan menggunakan IT sepenuhnya perlu dirangka dan dibuat supaya setiap aduan diberi perhatian dan diambil tindakan sewajarnya.
Tindakan: Tuan PPTD II / Pen. Pegawai Undang-Undang
9. Unit Hasil dan Kewangan
a. Unit ini amat penting dan usaha menambahkan kutipan hasil perlu ditingkatkan. Tuan PTD akan member perhatian kepada beberapa aspek tertentu yang perlu diaktifkan dengan lebih hebat lagi iaitu:
Proses rampasan tanah bagi hakmilik yang gagal membayar cukai
Program mengurangkan tunggakan cukai tanah
Program pemutihan data-data
Kaunter Bergerak
Pelaksanaan kutipan cukai tanah pada hari cuti
Program Anak Angkat Tunggakan Cukai Tanah
b. Usaha-usaha menghantar notis dan bil cukai tanah kepada pemilik tanah perlu mendapat kerja sama semua kakitangan seperti melipat bil, pelekat setem dan sebagainya. Begitu juga aktiviti lain yang diatur perlu dilibatkan semua kakitangan PTKM bukan hanya tanggungjawab unit Hasil sahaja.
c. Aspek-aspek perundangan perlu diteliti betul dalam melaksanakan program-program yang berkaitan agar PTKM tidak didakwa di Mahkamah dan sebagainya.
Tindakan: Penolong Akauntan/ Ketua Unit E
d. Bajet 2011 telah diluluskan. Apa yang diminta tidak sepenuhnya diluluskan. Oleh itu perbelanjaan perlu diteliti dan dikaji balik untuk diputuskan mengikut keutamaan. Semua PPTD perlu beri perhatian kepada penyediaan bajet jabatan.
e. Bajet tahun 2012 sudah boleh dimulakan sekarang untuk kenalpasti keperluan dan juga menyediakan justifikasi yang menyakinkan terutama untuk perkara-perkara baru.
Tindakan: Pen. Akauntan/ Ketua pembantu Tadbir(EO)
f. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Jabatan serta Jawatankuasa Pengurusan Aset Jabatan perlu perlu bermesyuarat mengikut jadual sepertimana kehendak kerajaan.
Tindakan: PPTD 1/ Penolong Akauntan
10. Unit Pelupusan Tanah
a. Unit ini perlu dimantapkan lagi. Tuan PTD akan melihat kembali operasi di unit ini. Antara yang perlu diteliti ialah fail-fail lama yang telah dikeluarkan notis 5A tetapi pemohon tidak datang membayar.
b. Semakan dan pemeriksaan status pekerjaan pemohon kerana kadar premium adalah berbeda mengikut pendapatan dan pekerjaan. Kutipan denda lewat bayar harga tanah perlu dilaksanakan segera bagi yang gagal bayar selesai dalam tempoh yang ditetapkan dan yang gagal bayar premium hingga melebihi tempoh satu tahun.
c. Laporan pemeriksaan tanah oleh Penolong Pegawai Tanah perlu lengkap dan tepat. Tuan PTD menetapkan setiap PPT perlu menyiapkan 10 kes permohonan tanah hingga selesai sebulan.
11. Unit Pendaftaran
a. Tuan Pengerusi mengucapkan tahniah kepada unit ini kerana Berjaya meningkatkan prestasi dalam mendaftarkan urusniaga tanah dalam tempoh satu hari. Ianya boleh ditambah baik lagi hingga boleh mengatasi daerah-daerah lain. Walau bagaimanapun pengerusi mengingatkan dalam usaha mempercepatkan segala proses prosedur dan peraturan berdasarkan undang-undang perlu dipatuhi sepenuhnya. Ketelitian dan kerajinan dalam melaksanakan tugas perlu ada dalam mengelakkan sebarang kesilapan yang boleh mengundang padah kepada PTKM.
b. Begitu juga dengan pendaftaran geran. Ianya perlu diteliti dengan baik dan mengikut undang-undang. Segala maklumat-maklumat yang dimasukkan ke dalam hakmilik perlu diteliti betul dan berulang kali semak untuk memastikan maklumat tersebut adalah betul spt mana kelulusan kerajaan.
c. Tindakan susulan seperti penyediaan PU perlu dilaksanakan berterusan. Begitu juga PA yang diterima dari JUPEM perlu diambil tindakan penyediaan geran kekal. Sistem E Kadaster yang dilaksanakan oleh JUPEM perlu diberi perhatian oleh unit ini dan unit teknikal.
Tindakan: semua PPTD, KUB, KUC, KUT, P/Pelan
12. Unit Bahan Batu
a. Unit ini akan dikemaskinikan lagi. Tuan PTD mohon agar diteliti semula semua kuari-kuari yang diluluskan terutama dari segi peraturan yang dikenakan. Tuan Pengerusi akan membuat lawatan sendiri kuari-kuari berkenaan dan memastikan apa yang diluluskan kepada mereka maka itulah yang dibuat oleh operator kuari. Tuan Pengerusi memaklumkan beliau tidak akan teragak-agak untuk menutup dan merampas deposit jika tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan.
b. Untuk peringkat awal tuan Pengerusi minta supaya surat peringatan dikeluarkan sekali lagi kepada semua pengusaha-pengusaha kuari agar mematuhi peraturan. Mana-mana kuari yang depositnya kurang RM10,000.00 tindakan perlu diambil untuk minta mereka percukupkan RM10,000.00
Tindakan: PPTD 1/KUN
13. Unit Penguatkuasaan
a. Unit ini perlu bergerak lebih aktif dan ada tindakan-tindakan yang menampakkan kepada masyarakat luar bahawa penguatkuasaan oleh PTKM memang berjalan berterusan. Ini akan mengurangkan rakyat sesuka hati meneroka tanah kerajaan, membawa bahan batu secara haram dan apa-apa aktiviti berkaitan urusan tanah yang merupakan kesalahan dibawah KTN.
b. Tuan Pengerusi menetapkan sekurang-kurangnya setahun 5 kertas siasatan perlu disediakan untuk kes-kes penguatkuasaan yang dilaksanakan. Menahan lori yang bawa bahan batuan tanpa bayar royalty sudah boleh dibuat suatu kertas siasatan.
Tindakan: PPTD 2 / PPU
14. Perkemaskan Sistem dan Operasi Unit
a. Semua unit dikehendaki mengadakan perbincangan berkala dengan semua anak buah masing-masing bagi memantapkan lagi operasi unit masing disetiap aspek dan tugasan. Tuan PTD akan mengadakan perjumpaan dari masa ke semasa untuk mengenalpasti isu dan masalah setiap unit dan mengambil tindakan dimana yang perlu.
Tindakan: Semua kakitangan
15. Hal-Hal lain yang disentoh oleh Pengerusi untuk tindakan semua kakitangan.
Penggunaan buku log kenderaan yang lengkap dan kemaskini
Rekod inventori peralatan dan asset jabatan
Keselamatan Pejabat dan Keselamatan Kebakaran
Larangan merokok dalam pejabat
Surat mohon sambong kontrak kakitangan sementara PTKM
Tindakan: Kakitangan yang terlibat
ISU-ISU UTAMA DAN PERKARA YANG DIBERI PERHATIAN OLEH PTD
1. Beliau memohon kerjasama semua kakitangan dalam melaksanakan segala aktiviti di Pejabat Tanah Kuala Muda. Kerjasama dan bekerja sebagai satu pasukan amat penting dalam menjayakan setiap tugas yang dilaksanakan.
2. Beberapa program akan diberi perhatian utama oleh PTD adalah seperti berikut:-
a. ‘Star Rating’ – Perkara diberi penekanan kerana kemungkinan besar pihak MAMPU akan datang membuat penilaian jabatan. Semua pihak seharusnya kena bersedia sepenuhnya dan melengkapkan serta melaksanakan apa-apa yang perlu terutama dalam mematuhi akan peraturan dan arahan-arahan seperti termaktub dalam pekeliling kerajaan negeri dan JPA serta Perbendaharaan.
Tindakan: PPTD 1
b. Pelan Tindakan Strategik PTKM..perlu disediakan dengan lengkap dan secepat mungkin.
Tindakan: PPTD 1
c. Majlis Bersama Jabatan..Mesyuarat perlu diadakan seperti mana yang ditetapkan oleh pekeliling. Apa yang perlu minit yang hendak dihantar hendaklah memberi penekanan kepada tindakan jabatan yang diluar PTKM untuk mengambil tindakan, bukan sekadar bermesyuarat semata-mata seperti tindakan oleh BSM, Pejabat SUK
Tindakan: PPTD 1
c. Jawatankuasa Tadbir Urus Organisasi PTKM..Jawatankuasa ini adalah arahan dari kerajaan negeri yang perlu diujudkan diadakan mesyuarat secara berkala . Perkara utama yang perlu diberi perhatian ialah Jawapan maklumbalas seperti mana format SPRM yang diedarkan kepada semua jabatan. SPRM sendiri telah mengadakan kursus khas bagaimana cara-cara pengisian format tersebut. 7 elemen yang perlu dibincang sebagai agenda utama. Lantikan ‘Desk Officer’ perlu dilantik segera jika belum dilaksanakan dan hanter pada BSM untuk rekod. Begitu juga minit mesyuarat JKTU PTKM perlu dihantar pada BSM untuk rekod.
Tindakan: PPTD III
d. Pelaksanaan Pelan 5S PTKM…Pelaksanaan program ini adalah amat penting kerana sekiranya ianya dapat dilaksanakan dengan sempurna maka akan menimbulkan keceriaan kepada pejabat dan memudahkan segala urusan jabatan serta urusan dokumentasi fail dapat diuruskan dengan baik. Tuan PTD akan memberikan maklumat berkaitan sebagai panduan pelaksanaan.
Tindakan: PPTD II
e. Laman Web PTKM
Promosi perkhidmatan dan jabatan banyak bergantung kepada Laman Web. Pejabat Tanah tidak terkecuali. Tuan PTD mensasarkan untuk mendapatkan penilaian bintang yang tertinggi bagi laman web
PTKM. . Perkara ini perlu diberi perhatian. Pihak MDEC/MSC akan membuat penilaian semula semua laman web jabatan pada akhir bulan Mac 2010 untuk menentukan ‘star rating’ setiap laman web berasaskan kepada criteria-kriteria yang telah ditetapkan oleh mereka. Markah yang diberi oleh MDEC sebelum ini ialah 70 %Yang boleh diletakkan dalam kategorian 3 atau 4 bintang. Namun dari pemerhatian PTD ia masih tidak masih berpuashati dengan Laman Web tersebut terlalu banyak kekurangan. Jawatankuasa berkaitan perlu diaktifkan dan membuat penambahbaikan. Perkara ini perlu disegerakan.
Tindakan: PPTD III/ PPSM
f. Penilaian Kepuasan Pelanggan
Kerajaan negeri telah mengarahkan supaya setiap jabatan membuat penilaian dari segi kepuasan pelanggan menggunakan perkhidmatan jabatan. Borang yang standard telah disediakan dan ianya perlu dilaksanakan sekurang-kurangnya 2 kali setahun. Tuan PTD mencadangkan pelatih-pelatih praktikal di PTKM mengambil ini sebagai satu tugasan dalam latihan
Tindakan: Penolong Pegawai Undang-Undang
3. Teguran Audit
a. Tuan PTD memaklumkan beliau amat ambil berat akan segala teguran audit. Dimana yang boleh segala tegoran audit hendaklah dijawab dan diambil tindakan sewajarnya. Perkara yang sama seharusnya tidak akan dibangkitkan lagi oleh Jabatan Audit jika mereka datang kembali membuat auditan.
Tindakan: Pen. Akauntan/Ketua Pembantu Tadbir (EO)
4. Disiplin Kakitangan
a. Perkara disiplin kakitangan amat diambil perhatian berat oleh PTD. Beliau pohon supaya kakitangan mematuhi segala peraturan-peraturan jabatan dan kerajaan yang telah ditetapkan sebelum ini. Peraturan yang ditetapkan bukan untuk menyusahkan kakitangan tetapi untuk memastikan setiap kakitangan menumpukan usaha kepada kerja yang diarahkan kerana semua dibayar gaji yang mencukupi untuk melaksanakan kerja yang diarah.
b. Penggunaan kad perakam waktu adalah wajib. Tolong ketik kad rakan-rakan adalah satu kesalahan besar dan jika terjumpa pegawai berkenaan akan diambil tindakan disiplin berdasarkan peruntukan yang ada. Kad –kad yang tidak digunakan sewajarnya maka surat tunjuk sebab akan dikeluarkan dan direkod. Sekiranya banyak dan berbaloi kertas laporan tindakan disipln akan dihantar kepada BSM untuk tindakan lanjut. Buku keluar masuk pejabat perlu diaktifkan segera. Setiap kakitangan perlu dan mesti berada di opis sepanjang masa kecuali ada urusan rasmi di luar atau mendapat kebenaran pegawai kanan. PTD akan memanggil pada bila-bila masa setiap kakitangan untuk apa-apa perbincangan.
c. Setiap arahan pegawai-pegawai atasan perlu dilaksanakan segera sepertimana masa yang ditetapkan atau mengikut kepentingan sesuatu urusan yang diperlukan. Kelewatan dan kegagalan melaksanakan arahan akan menjejaskan operasi PTKM. Sekiranya kes seperti ini berulang dan berterusan maka tindakan tatatertib boleh diambil.
Tindakan: Ketua Pembantu Tadbir/EO .
5. Gotong Royong
a. Gotong royong perlu diadakan berterusan agar jabatan tampak kelihatan bersih dan nyaman. Gotong royong dalam erti kata sebenar. Semua kakitangan perlu terlibat. Tidak akan ada lagi ruang-ruang yang menyakitkan mata.
Tindakan: PPTD 2
6. Keceriaan Pejabat
a. Segala papan tanda, panduan-panduan perlu diteliti semula. Yang mana tidak sesuai dan letak ditempat yang tidak sesuai kenalah dibuang. Gambar-gambar dan sebagainya untuk mencantikkan lagi pejabat perlu difikirkan. Bunga-bungaan, susunan meja, susunan fail, penyimpanan fail. Carta organisasi yang lengkap, gambar-gambar kakitangan, ruang menunggu pelanggan, dan sebagainya perlu di rancang sesuatu agar ianya menampakkan keceriaan jabatan. Ini ada kaitan juga dengan program 5S PTKM. Tuan pengerusi mencadangkan menggunakan kaedah-kaedah yang praktikal dan tidak menggunakan belanja yang banyak seperti penggunaan mesin laminate, kad polystril dan sebagainya. Mesin laminate bolehlah dibeli menggunakan peruntukan jabatan.
Tindakan : PPTD 3
7. Kebersihan Pejabat
a. Kebersihan pejabat amat penting. Tidak bersih dan kotor akan mengundang masalah kesihatan dan tikus dan lipas berkeliaran dalam pejabat dan merosakkan peralatan pejabat. Tuan PTD pinta supaya sebarang buangan makanan tidak tidak ditinggalkan dalam pejabat semalamam..Tuan PTD akan meronda sekali sekali setiap tempat kerja kakitangan agar perkara ini dilaksanakan segera. Gambar akan diambil oleh pengerusi. Beliau mahu setiap ruang dan sudut dalam dan luar pejabat sentiasa bersih dan tidak berdebu. PTD akan membuat pemeriksaan sendiri agar arahan ini dilaksanakan segera semua kakitangan tanpa menunggu arahan selanjutnya. Setiap kakitangan perlu tahu tan ggungjawab masing-masing dan menjaga persekitaran masing-masing tanpa ada ‘berkira’
b. Bilik Setor, bilik geran, bilik server, bilik pelan, bilik PPTD, bilik sembahyang, tandas dan lain-lain bilik semuanya perlu dalam keadaan kemas tersusun dan bersih dan ada rekod indek yang mudah dicapai dan dikesan.
Tindakan: PPTD II /Ketua Pembantu Tadbir(EO)
8. Pengurusan Aduan Awam
a. Jabatan banyak menerima aduan dari pelbagai sumber dan cara seperti melalui surat menyurat, melalui telefon, email, laman web jabatan., aduan lisan. Ada aduan atau rayuan yang boleh dikenakan bayaran terutama yang bersifat persendirian seperti yang ditetapkan dalam Aturan Tanah Kedah. Perkara ini perlu diteliti. Satu system pengurusan aduan yang lebih sistematik dan menggunakan IT sepenuhnya perlu dirangka dan dibuat supaya setiap aduan diberi perhatian dan diambil tindakan sewajarnya.
Tindakan: Tuan PPTD II / Pen. Pegawai Undang-Undang
9. Unit Hasil dan Kewangan
a. Unit ini amat penting dan usaha menambahkan kutipan hasil perlu ditingkatkan. Tuan PTD akan member perhatian kepada beberapa aspek tertentu yang perlu diaktifkan dengan lebih hebat lagi iaitu:
Proses rampasan tanah bagi hakmilik yang gagal membayar cukai
Program mengurangkan tunggakan cukai tanah
Program pemutihan data-data
Kaunter Bergerak
Pelaksanaan kutipan cukai tanah pada hari cuti
Program Anak Angkat Tunggakan Cukai Tanah
b. Usaha-usaha menghantar notis dan bil cukai tanah kepada pemilik tanah perlu mendapat kerja sama semua kakitangan seperti melipat bil, pelekat setem dan sebagainya. Begitu juga aktiviti lain yang diatur perlu dilibatkan semua kakitangan PTKM bukan hanya tanggungjawab unit Hasil sahaja.
c. Aspek-aspek perundangan perlu diteliti betul dalam melaksanakan program-program yang berkaitan agar PTKM tidak didakwa di Mahkamah dan sebagainya.
Tindakan: Penolong Akauntan/ Ketua Unit E
d. Bajet 2011 telah diluluskan. Apa yang diminta tidak sepenuhnya diluluskan. Oleh itu perbelanjaan perlu diteliti dan dikaji balik untuk diputuskan mengikut keutamaan. Semua PPTD perlu beri perhatian kepada penyediaan bajet jabatan.
e. Bajet tahun 2012 sudah boleh dimulakan sekarang untuk kenalpasti keperluan dan juga menyediakan justifikasi yang menyakinkan terutama untuk perkara-perkara baru.
Tindakan: Pen. Akauntan/ Ketua pembantu Tadbir(EO)
f. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Jabatan serta Jawatankuasa Pengurusan Aset Jabatan perlu perlu bermesyuarat mengikut jadual sepertimana kehendak kerajaan.
Tindakan: PPTD 1/ Penolong Akauntan
10. Unit Pelupusan Tanah
a. Unit ini perlu dimantapkan lagi. Tuan PTD akan melihat kembali operasi di unit ini. Antara yang perlu diteliti ialah fail-fail lama yang telah dikeluarkan notis 5A tetapi pemohon tidak datang membayar.
b. Semakan dan pemeriksaan status pekerjaan pemohon kerana kadar premium adalah berbeda mengikut pendapatan dan pekerjaan. Kutipan denda lewat bayar harga tanah perlu dilaksanakan segera bagi yang gagal bayar selesai dalam tempoh yang ditetapkan dan yang gagal bayar premium hingga melebihi tempoh satu tahun.
c. Laporan pemeriksaan tanah oleh Penolong Pegawai Tanah perlu lengkap dan tepat. Tuan PTD menetapkan setiap PPT perlu menyiapkan 10 kes permohonan tanah hingga selesai sebulan.
11. Unit Pendaftaran
a. Tuan Pengerusi mengucapkan tahniah kepada unit ini kerana Berjaya meningkatkan prestasi dalam mendaftarkan urusniaga tanah dalam tempoh satu hari. Ianya boleh ditambah baik lagi hingga boleh mengatasi daerah-daerah lain. Walau bagaimanapun pengerusi mengingatkan dalam usaha mempercepatkan segala proses prosedur dan peraturan berdasarkan undang-undang perlu dipatuhi sepenuhnya. Ketelitian dan kerajinan dalam melaksanakan tugas perlu ada dalam mengelakkan sebarang kesilapan yang boleh mengundang padah kepada PTKM.
b. Begitu juga dengan pendaftaran geran. Ianya perlu diteliti dengan baik dan mengikut undang-undang. Segala maklumat-maklumat yang dimasukkan ke dalam hakmilik perlu diteliti betul dan berulang kali semak untuk memastikan maklumat tersebut adalah betul spt mana kelulusan kerajaan.
c. Tindakan susulan seperti penyediaan PU perlu dilaksanakan berterusan. Begitu juga PA yang diterima dari JUPEM perlu diambil tindakan penyediaan geran kekal. Sistem E Kadaster yang dilaksanakan oleh JUPEM perlu diberi perhatian oleh unit ini dan unit teknikal.
Tindakan: semua PPTD, KUB, KUC, KUT, P/Pelan
12. Unit Bahan Batu
a. Unit ini akan dikemaskinikan lagi. Tuan PTD mohon agar diteliti semula semua kuari-kuari yang diluluskan terutama dari segi peraturan yang dikenakan. Tuan Pengerusi akan membuat lawatan sendiri kuari-kuari berkenaan dan memastikan apa yang diluluskan kepada mereka maka itulah yang dibuat oleh operator kuari. Tuan Pengerusi memaklumkan beliau tidak akan teragak-agak untuk menutup dan merampas deposit jika tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan.
b. Untuk peringkat awal tuan Pengerusi minta supaya surat peringatan dikeluarkan sekali lagi kepada semua pengusaha-pengusaha kuari agar mematuhi peraturan. Mana-mana kuari yang depositnya kurang RM10,000.00 tindakan perlu diambil untuk minta mereka percukupkan RM10,000.00
Tindakan: PPTD 1/KUN
13. Unit Penguatkuasaan
a. Unit ini perlu bergerak lebih aktif dan ada tindakan-tindakan yang menampakkan kepada masyarakat luar bahawa penguatkuasaan oleh PTKM memang berjalan berterusan. Ini akan mengurangkan rakyat sesuka hati meneroka tanah kerajaan, membawa bahan batu secara haram dan apa-apa aktiviti berkaitan urusan tanah yang merupakan kesalahan dibawah KTN.
b. Tuan Pengerusi menetapkan sekurang-kurangnya setahun 5 kertas siasatan perlu disediakan untuk kes-kes penguatkuasaan yang dilaksanakan. Menahan lori yang bawa bahan batuan tanpa bayar royalty sudah boleh dibuat suatu kertas siasatan.
Tindakan: PPTD 2 / PPU
14. Perkemaskan Sistem dan Operasi Unit
a. Semua unit dikehendaki mengadakan perbincangan berkala dengan semua anak buah masing-masing bagi memantapkan lagi operasi unit masing disetiap aspek dan tugasan. Tuan PTD akan mengadakan perjumpaan dari masa ke semasa untuk mengenalpasti isu dan masalah setiap unit dan mengambil tindakan dimana yang perlu.
Tindakan: Semua kakitangan
15. Hal-Hal lain yang disentoh oleh Pengerusi untuk tindakan semua kakitangan.
Penggunaan buku log kenderaan yang lengkap dan kemaskini
Rekod inventori peralatan dan asset jabatan
Keselamatan Pejabat dan Keselamatan Kebakaran
Larangan merokok dalam pejabat
Surat mohon sambong kontrak kakitangan sementara PTKM
Tindakan: Kakitangan yang terlibat
Dalam tindakan .TQ.
ReplyDelete